Увеличь свою продуктивность — 12 рабочих приемов

Давайте будем честны — сколько бы вы не пытались планировать свое рабочее время, в конце дня, недели или месяца вас ждало разочарование. Ошибка многих заключается  в том, что во-первых, они не «фильтруют» полученную информацию, а во-вторых, они не анализируют прочитанное и не пытаются ее применить на практике.

Вместо того, чтобы расписать долгосрочные и краткосрочные цели, постараться понять, на что он тратит время впустую, человек начинает заниматься бесполезными задачами, например такими как уборкой своего рабочего стола, думая что порядок поможет сконцентрироваться на процессе. Или другой пример — человек начитавшись множество умных книг начинает сразу применять все 100500 приемов, заводить сложные ежедневники, старается выполнять несколько задач одновременно. Результат — психологическая усталость, разочарование.

К сожалению, сегодня многие хотят заработать на этой теме и пытаются навязать пустые техники, которые не только не работают, но и создают еще больше для проблем. На самом деле все намного проще, чем кажется — вам нужно для начала вычеркнуть все лишнее, проанализировать свое поведение, выбрать приоритеты и вести записи. Вот и все, остальное проявление усидчивости, и стремление. Об этом написано здесь и здесь. Вы либо хотите добиться цели, либо нет.

Ну что, вы готовы повысить свою эффективность, получить в своё распоряжение больше времени, достигать желаемого и наслаждаться жизнью? Тогда следующие 12 приемов– именно для вас. Воспользуйтесь ими немедленно!

Содержание:

1. Сначала подумайте, от каких дел можно отказаться
2. Выполняйте незначительные задания партиями
3. Избавьтесь от отвлекающих моментов
4. Используйте свой прайм-тайм
5. Разделяйте своё рабочее время на периоды
6. Будьте сосредоточенным и целеустремлённым
7. Никогда не занимайтесь над несколькими задачами сразу
8. Ставьте перед собой цели
9. Расставьте приоритеты
10. Старайтесь всё записывать
11. Вносите свои цели в расписание
12. Управляйте своим состоянием

Давайте сразу определим разницу между продуктивностью и простой занятостью. Действовать продуктивно значит использовать своё время для достижения тех целей, что важны. А вот занятость предполагает, что вы заполняете всё своё время как можно большим количеством дел. Следующие 12 советов позволят вам из занятого человека превратиться в продуктивного и эффективно использовать все свои ресурсы.

1 — Сначала подумайте, от каких дел можно отказаться

Как бы парадоксально это не звучало, но чтобы работать больше, следует отказаться от выполнения каких-то дел. В первую очередь нужно понять, что в сутках всего 24 часа и у нас всегда найдётся, чем их занять. Поэтому, чтобы всё успевать нужно создать определённый запас времени.

Довольно много людей считает, что тайм-менеджмент позволяет выполнять как можно больше заданий продолжая загружать себя делами до тех пор, пока не окажутся под завалом. Поэтому вы должны определить, от чего можно отказаться или, по крайней мере, кому можно перепоручить выполнение какого либо задания.

Тим Феррис в своей блестящей книге «Как работать по четыре часа в неделю» показал, как это реализовать. Элементарный пример –услуги автомойки. Это экономит около 2-ух часов на выходных, которые можно использовать более эффективно. Крайне важно определить, отказ от каких заданий предоставит вам необходимый запас времени.

2 — Выполняйте незначительные задания партиями

Вам нужно сделать несколько мелких поручений или телефонных звонков, лучше выполните их за один раз. Например, вместо того, чтобы совершать покупки трижды в неделю, целесообразнее составить список и приобрести всё за один раз.

Работа с электронной почтой – ещё один превосходный пример. Замечали ли вы за собой привычку постоянно проверять не появились ли новые письма? А теперь представьте, сколько времени вы можете сберечь, если будете отвечать на письма всего лишь 2 раза в день, не отвлекаясь от более важных заданий. Кроме того, выполняя незначительные дела партиями, вы будете успевать больше за короткое время.

3 — Избавьтесь от отвлекающих моментов

К сожалению, во время работы мы постоянно отвлекаемся на проверку электронной почты, смс или общение в социальных сетях. Психологи утверждают, если во время работы над важным проектом вас прерывают или вы отвлекаетесь то, чтобы сосредоточиться на нём заново, потребуется, как минимум, 20 минут. Если такое случается хотя бы 3 раза в день, то вы потеряете 1 час своей продуктивности. А за 2 недели эта цифра увеличится в 10 раз, в итоге – целый рабочий день будет упущен.

Подумайте только, сколько вы смогли бы сделать и успеть, если бы каждые 2 недели у вас появлялся бы дополнительный день. Теперь вы знаете, как повысить свою продуктивность и сэкономить при этом время, если перестать отвлекаться во время работы.

4 — Используйте свой прайм-тайм

Для телевиденья прайм-тайм очень важен, ведь это время, когда большинство людей собирается возле экранов. В это время реклама максимально дорогая. Не удивительно, что именно тогда транслируются лучшие шоу или передачи. Есть ли прайм-тайм и у человека?

Было доказано, что многозадачность угнетает умственные способности человека.

Безусловно. Это тот период дня, когда вы находитесь на пике своей продуктивности. Поэтому его стоит использовать для выполнения самых сложных и важных заданий. К примеру, для многих людей прайм-тайм приходится на утро или вечер, следственно в обед нужно заниматься делами, требующими небольших усилий.

5 — Разделяйте своё рабочее время на периоды

Следует разбить свой график на несколько периодов по 45 или 90 минут, во время которых вы будете полностью сосредоточены на делах. Лучше всего, чтобы эти периоды приходились на прайм-тайм вашей продуктивности, кроме того, нужно устранить все отвлекающие факторы. Вы очень удивитесь, осознав сколько вы успели, практически не устав при этом, если правильно распределили своё время.

6 — Будьте сосредоточенным и целеустремлённым

Во время работы, не отвлекайтесь на мысли о других заданиях или проблемах. Сконцентрируйтесь полностью на том, что делаете прямо сейчас. Особенность нашего мышления в том, что сосредотачиваясь на каком-то конкретном деле, мы подсознательно начинаем использовать все необходимые для этого ресурсы.

Если же вы пытаетесь держать в уме кучу информации, то это существенно снизит вашу продуктивность. Поэтому, когда вам приходит в голову какая-то идея или мысль, просто запишите её в блокнот и продолжайте работать, пока не закончите. Поверьте, так вы будете успевать куда больше.

7 — Никогда не занимайтесь над несколькими задачами сразу

Нас долгое время убеждали в том, что многозадачность – едва ли не единственный способ повысить эффективность своей работы. Однако оказалось, что это утверждение в корне неправильно. Если, кто и сможет справить сразу с нескольким делами, то это женщины в силу особенностей своей психики, да и в этом случае – задания должны быть незначительными.

Яркий пример – одновременный разговор по телефону и заполнение анкеты. Любое занятие, требующее значительной затраты сил и времени, не следует совмещать с другими делами.

Вместе с тем бывают люди, которым многозадачность не вредит. В любом случае, вас стоит попробовать, по крайней мере, в течение недели работать исключительно над одним важным делом за раз. Поверьте, ваша продуктивность увеличится в разы.

Кроме того, было доказано, что многозадачность угнетает умственные способности человека. Скорее всего это связано с тем, что мы просто перестаём напрягать своё мышление. Это говорит о том, что выполняя сложное и важное задание, не стоит заниматься другими, даже очень простыми, делами. Вы и не заметите, как продуктивность работы возрастёт на 30-50%.

8 — Ставьте перед собой цели

Обязательно ставьте перед собой цели, как краткосрочные, так и на долгую перспективу. Не зная, к чему вы стремитесь, очень легко оказаться под завалами разнообразных дел и разочароваться в своей работе. С уверенностью можно говорить о том, что продуктивность в жизни напрямую связана с тем, как много времени вы уделяете реализации своих целей.

9 — Расставьте приоритеты

Итак, вы определили свои ежедневные цели – теперь настал час расставить приоритеты. Главный секрет того, как из занятого человека превратиться в продуктивного, состоит в распределении времени для выполнения задач. На первое место нужно поставить наиболее важное задание, а дальше размещайте свои дела в порядке их ценности и важности. В таком случае, даже если ваш распорядок дня будет нарушен, вы всегда можете быть уверены в том, что самое главное дело сделано и цель достигнута.

10 — Старайтесь всё записывать

По сути не имеет значение, как хорошо вы спланировали свой день – неожиданные задания будут появляться всегда. Но не стоит растрачивать свои силы, стараясь сделать всё. Просто запишите новую задачу и сравните её важность с уже запланированными делами на этот день. Зачастую неожиданные дела обладают меньшей ценностью, поэтому в большинстве случаев вы можете спокойно придерживаться своего первоначального плана. Этот простой совет не только позволит повысить продуктивность работы, но и убережёт вас от стресса, вызванного чрезмерной загруженностью.

Даже если новое задание оказалось сверхсрочным и вам нужно выполнить его немедленно, ваши планы не пострадают. Ведь вы будете полностью уверены в том, что занимаетесь по-настоящему важным делом.

11 — Вносите свои цели в расписание

Вы поставили перед собой цели, но не выделили на них время. Тогда реализовать их просто невозможно. К примеру, перед вами стоит небольшая, но очень полезная цель – дважды в неделю посещать тренажёрный зал. Если вы не внесёте это время в своё расписание, то ни на одну тренировку вы не попадёте, ведь всегда найдётся, чем заняться. С другой стороны, если в вашем ежедневнике будет отведено 2 часа на спорт, то уже не получится назначить на это время встречу или другое дело.

Планируя достижение своих целей и приоритетов, вы полностью измените свою жизнь. И если раньше вы подстраивали их под обстоятельства и ничего не получалось, то теперь обстоятельства будут подстраиваться под вас. Например, сколько раз вы обещали себе, что начнёте бегать 3 раза в неделю? А сколько из этих обещаний стало реальностью? Ни одного! И всё потому, что вы просто не внесли пробежки в своё расписание, оставив себе пути для отступления. Хотите повысить эффективность своей жизни, вносите цели в свой график!

12 — Управляйте своим состоянием

У каждого из нас случаются приступы лени или нежелания хоть что-нибудь делать. И с ними нужно бороться, ведь такое состояние и настроение попросту убивает продуктивность. Как повысить её и избавиться от чувства лени? Существует множество способов. Прогуляйтесь на свежем воздухе, выпейте стакан воды или попросту попрыгайте на месте раз 10. Если коллеги вас не поймут, то в офисе можно ограничиться простым потягиванием в кресле или походом к кофеварке. Главное – изменить своё состояние и окружение. И уже буквально с первых минут вы почувствуете, что лень отступает, а на смену ей приходит желание работать и добиваться своего.

Оказывается, повысить свою продуктивность очень легко. Теперь в вашем арсенале есть 12 полезных и эффективных приемов, которыми следует воспользоваться прямо сейчас. Вы просто не поверите, как измениться ваша жизнь. Однако не стоит торопиться и использовать все сразу. Лучше делать это постепенно, что позволит вам насладиться ощущением  управления  своей жизни, меняя её к лучшему.